７月に入り、本格的な夏の気配を感じる頃となりました。
今年の夏はとても暑くなるとのことですので、熱中症対策をはじめとした健康管理をしっかり行いたいものです。

さて、毎回“こころ”に関する話題をお届けしている当ブログ。
今回は、あまり表に出ることのない「受付業務」についてお話ししたいと思います。

受付スタッフにお願いしていること

当オフィスには受付スタッフが勤務しています。

受付と聞くと、来談されたクライエントさんをお迎えし、お帰りの際のお会計に対応する仕事を思い浮かべるかもしれません。しかし実際には、それだけではありません。

まず、来談された方に対しては、安心して過ごしていただけるよう、過度に踏み込まず、かといって事務的になり過ぎない、ニュートラルな対応をお願いしています。

また、ホームページの申込みフォームから届くお問い合わせや電話での予約希望への対応も重要な業務です。

日程調整やご案内を行いながら、利用を検討されている方（未来のクライエントさん）との最初の接点を担っています。

さらに、当オフィスではEAP（Employee Assistance Program/従業員支援プログラム）を提供する専門企業からの依頼にも対応しています。

EAPとは、企業が福利厚生の一環として導入する仕組みで、従業員の方がカウンセリングを無料で受けられること等の支援を利用できるサービスです。

当オフィスは複数のEAP専門企業と長年のお付き合いがあり、企業側との調整や連絡業務も受付スタッフが担っています。

こうした業務は、いわゆるBtoBの対応も含みます。単なる来客対応にとどまらず、企業との信頼関係を維持する役割も果たしているのです。

そのほかにも請求業務や各種事務手続き、心理スタッフがカウンセリング業務に集中できるようにするための秘書的な業務など、多岐にわたる仕事があります。

実際に受付業務に携わった方からは、「思っていた以上に仕事がありますね」と驚かれました。

「受付」という言葉から想像される以上に、実際にはさまざまな役割を担うマルチタスクな仕事だと言えるでしょう。

振り返れば

少し前の話になりますが、数年間にわたり勤務してくれた受付スタッフが退職しました。

その後、現在の体制に落ち着くまでの約１年間、何人かの方とご縁がありました。
しかし、この仕事の意味や価値を十分に感じられないまま、短期間で退職されることもありました。

その時期は、私自身を含めた心理士が、本来のカウンセリング業務に十分な力を注ぐことが難しくなる場面がありました。

受付業務が滞ると、心理士がその業務を引き受けることになります。すると、カウンセリングや心理支援に使うべき時間やエネルギーが削られてしまいます。

当時は、受付業務の大切さを改めて実感する時期でもありました。

今の体制への感謝

だからこそ、現在勤務してくれている受付スタッフ２名には感謝しています。

２人とも臨床心理学を学んだ経験があり、クライエントさんへの接し方にも、その学びが自然に表れています。

来談される方への誠実な態度や丁寧な配慮を見ていると、こちらも嬉しい気持ちになります。

カウンセリングの質は、心理士だけで成り立つものではありません。受付スタッフを含めたチーム全体で支えられているものだと改めて感じています。

現在の当オフィスは、受付体制も含めて安定しており、良いパフォーマンスを提供できていると自負しています。

（臨床心理士　調）